Tietosuojaseloste ja rekisteröidyn informointi

Tämä seloste on osa EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) edellyttämää informointi- ja osoitusvelvoitetta. Osuuskunta
Verso kuvaa tietosuojaselosteessa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät keskeiset tiedot. Tämä asiakirja tarkistetaan ja
päivitetään tarvittaessa.

 

A. Rekisterin nimi

Osuuskunta Versotaan Jkl asiakasrekisteri

B. Rekisterinpitäjä

Osuuskunta Versotaan Jkl

Y-tunnus: 2587857-3

Käyntiosoite: Viitaniementie 1 A, 40720 Jyväskylä

Postiosoite: PL 472, 40101 Jyväskylä

C. Rekisterin yhteyshenkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Osuuskunta Versotaan Jkl

Hallituksen puheenjohtaja Markus Vehniäinen (toiminnallinen vastuu)

p. 040 341 6377, markus.vehniainen@gradia.fi

D. Tietosuojavastaavan yhteystiedot (Gradian tietosuojavastaava voi neuvoa tietosuoja-asioissa, vaikka virallista suhdetta osuuskuntaan ei ole)

Tietosuojavastaava tukee rekisterinpitäjää tietosuojan toteuttamisessa, tukee rekisteröityjä heidän oikeuksiensa toteuttamisessa sekä tekee yhteistyötä viranomaisten kanssa.

Tietosuojavastaavana toimii Jyväskylän koulutuskuntayhtymän Gradian asiakirjahallinnon suunnittelija Tarja Myllylä:

Sähköposti: tietosuojavastaava@gradia.fi

Puhelin: 040 341 5114

E. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

A Mikä on rekisterin käyttötarkoitus:

Osuuskuntaan voivat liittyvä Gradian henkilökunnan jäsenet tai Gradian opiskelijat. Osuuskunta toimii yrittäjyyden oppimisympäristönä ja ammattilaisten verkostona.

osuuskuntaverso.fi/ verkkokaupan asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakaspalvelun ja tilausten hoitamiseen sekä liiketoiminnan harjoittamiseen. Tietoja ei käytetä markkinointiin ilman asiakkaan erillistä suostumusta.

B Onko rekisteri viranomaistoiminnan rekisteri:

Rekisteri ei ole viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on vapaaehtoisen toiminnan rekisteri

C Käytetäänkö rekisterin tietoja automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Ei käytetä

F. Mihin henkilötietojen lainmukaisuus perustuu

1/ Rekisteröidyn suostumukseen

Ei

2/ Sopimuksen täytäntöönpanoon

Kyllä

Asiakkaan tilauksen toimittamiseksi ja laskutusta varten.

3/ Lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. työnantajavelvoitteet, opintohallinto)

Ei

4/ Yleiseen etuun tai julkisen tehtävän hoitamiseen (mm. henkilöstöasiat, tutkimus, tilastointi, arkistointi)

Ei

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

5/ Oikeutettuun etuun (ei koske viranomaistoimintaa)

Ei

G. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Keräämme tietoja tuotteiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen, laadunvarmistukseen ja tiedottamiseen. Tilausten yhteydessä tallentuu:

– Asiakkaan etu- ja sukunimi

– Osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

– Tilaushistoria (tilausajankohta, tilauksen sisältö, maksutapahtumatiedot sekä tilaustapa)

– Laskutustiedot ja mahdolliset alennukset

– Tilausten seurantatiedot

– Internet-palvelimen tekniset lokitiedot

– Asiakkaan antama markkinointilupatieto ja muut mahdolliset tiedot tuotteisiin tai tilaukseen liittyen

H. Mitkä ovat rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi käyttäjistä ainoastaan ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa verkkosivustoa käyttäessään sekä asiakkaan sähköpostitse, puhelimitse tai kirjallisesti antamat lisätiedot tilausta ja asiakkuuttaan koskien.

Asiakas voi itse halutessaan tarkistaa tiedot, joita on rekisteröity ja pyytää poistamaan ne rekisteristämme milloin vain. Kirjanpitolaki velvoittaa kuitenkin säilyttämään tiedot tietyn ajan.

I. Mikä on tiedon säilytysaika tai säilytysajan peruste

Asiakasrekisterin tiedot hävitetään 30 vuorokauden kuluttua toimituksesta (huomautusaika 14 vrk + 2 vkoa). Tilaus- ja laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta.

J. Luovutetaanko tietoja säännönmukaisesti

Kyllä

Jos luovutetaan, niin minne:

– Tilausten yhteydessä tilauksen käsittelyyn tarvittavat asiakkaan tiedot siirtyvät yhteistyökumppaneillemme maksuliikenteen järjestäjä Klarnalle, jonka tietosuojakäytänteisiin ja rekisteriselosteisiin suosittelemme tutustumaan erikseen. Palveluntarjoajien kanssa palvelu- ja tietosuojasopimukset.

– Tietoja luovutetaan myös lakisääteisiin tarkoituksiin mm. verottajalle.

Tietojen luovutuksessa huolehditaan aina tietosuojan riittävästä suojasta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja luovuttaen ainoastaan tietoja, jotka asiakkaan tilauksen toimittamisen ja muun asiakassuhteen hoidon kannalta ovat välttämättömiä.

K. Siirretäänkö tietoja kolmanteen maahan tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

L. Mitkä ovat tietojen suojaamisen periaatteet

Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Salassa pidettävien ja tietosuoja-asetuksessa mainittujen erityisten henkilötietoryhmien (ent. salassa pidettävien tietojen) suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Tietojen salassa pidosta on säännökset mm. ammatillisesta koulutuksesta annetun lain 42. pykälässä, lukiolain 32. pykälässä sekä julkisuuslain 24. pykälässä. Asiakasrekisterin tiedot ovat osin salassa pidettäviä.

A Manuaalisen eli paperiaineiston suojaaminen

Ei sisällä manuaalista aineistoa.

B Sähköiseen muotoon talletettujen tietojen suojaaminen

Rekisteri on vain verkkosivun ylläpitäjien käsiteltävissä ja palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa. Osuuskunnasta asiakasrekisterin tietoihin pääsevät käsiksi verkkokaupan toiminnasta vastaavat henkilöt. Oikeus päättyy siinä vaiheessa, kun työtehtävät päättyvät.

M. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista. Jos rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, rekisterin yhteyshenkilö antaa rekisteröidylle kirjallisen kieltäytymispäätöksen perusteluineen.

Rekisteröidyn oikeudet ovat seuraavat:

A Oikeus saada pääsy tietoihin

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle joko omakätisesti allekirjoitetun pyynnön kautta, käymällä paikan päällä tai muuten luotettavasti varmistetulla tavalla.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus toteutetaan yleensä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa.

Tiedot antaa rekisterin yhteyshenkilö.

B Oikeus tietojen oikaisemiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ilman aiheetonta viivytystä.

Tiedon korjaamispyyntö tehdään suullisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

C Oikeus tietojen poistamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

D Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä esim. jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tapauksissa käsittely on mahdollista myös tämän jälkeen.

E Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

Oikeutta saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

F Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 21. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä käsitteleviä tietoja mm. viestinnässään. Kielto tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Tästä rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

G Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:

www-sivut: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

N. Rekisteröidyn informointi ja selosteet

Rekisteriselosteet ovat nähtävissä osuuskunta Verson www-sivuilla https://osuuskuntaverso.fi/

O. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterin ylläpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön muuttuminen voi edellyttää tietosuojaselosteen päivittämistä. Tämän vuoksi kehotamme tilaajan tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.

Tätä tietoselostetta on muokattu viimeksi 30.3.2022

_________________________________________________________________________________